Pourquoi et comment bien archiver vos documents ?

Qu’ils soient papier ou numériques (emails, factures dématérialisées, documents juridiques, scans, …), vos documents constituent un patrimoine essentiel. Leur archivage ne se limite pas à une obligation légale : il protège l’activité de votre entreprise et optimise votre fonctionnement quotidien. Externaliser cette fonction auprès de PdeuxA en tant que prestataire spécialisé permet non seulement de sécuriser vos archives, mais aussi de bénéficier d’une expertise précieuse.

Sécuriser vos documents et maîtriser vos risques

L’archivage vise d’abord à protéger vos droits et à garantir la conformité réglementaire. Conserver vos documents pendant les durées légales vous permet d’être en règle et de pouvoir présenter des pièces justificatives en cas de contrôle, d’audit ou de litige.

Une bonne gestion documentaire limite aussi les risques liés à la perte, au vol ou à la destruction accidentelle (incendie, inondation, cyberattaque). Elle garantit l’intégrité des documents, vous permettant de prouver qu’ils n’ont pas été altérés.

Cela suppose de mettre en place des procédures adaptées à chaque type de document, en fonction de sa nature (papier ou numérique), de son niveau de confidentialité et de vos besoins d’accès. Le tri préalable est essentiel : inutile de conserver ce qui ne présente ni intérêt probatoire ni valeur opérationnelle. Cette démarche est d’autant plus importante depuis l’entrée en vigueur du RGPD, qui impose de limiter la conservation des données personnelles.

Enfin, quelle que soit leur forme, vos archives doivent faire l’objet d’une stratégie globale cohérente : durées de conservation, accès sécurisés, règles de confidentialité harmonisées, … Cette organisation facilite le quotidien de vos équipes et garantit la traçabilité des actions.

Externaliser pour plus de fiabilité et de performance

Externaliser l’archivage chez PdeuxA permet de confier cette mission à un spécialiste disposant d’équipements sécurisés et conformes aux normes. PdeuxA pourra assurer la maintenance technique, les évolutions réglementaires et technologiques.

Cette externalisation ne concerne pas seulement les archives numériques : les documents papier peuvent aussi être stockés dans des espaces spécialement conçus, garantissant leur protection et leur conservation à long terme.

Grâce à cette approche, vos archives sont accessibles rapidement et exploitées efficacement, même à distance.

Gagner du temps et optimiser vos ressources

Archiver ne signifie pas entasser : c’est au contraire un levier pour améliorer la gestion de vos documents au quotidien. Un accès rapide à vos archives permet un traitement plus fluide des demandes internes et externes.

En réfléchissant plus largement à votre gestion documentaire, vous pouvez intégrer des outils complémentaires comme la numérisation et la dématérialisation de vos processus. Ces choix simplifient la circulation des informations dans l’entreprise et fluidifient vos échanges.

Confier cette mission à un partenaire externe vous permet également de bénéficier d’une expertise pluridisciplinaire (archivistique, informatique, logistique), et de rester à jour des évolutions technologiques et réglementaires sans avoir à suivre vous-même ces évolutions.

Réduire vos coûts et libérer de l’espace

En externalisant, vous mutualisez les coûts d’infrastructures (locaux sécurisés, serveurs, personnel qualifié) et libérez des surfaces de bureaux pour des activités à plus forte valeur ajoutée.

Vous limitez également les investissements internes nécessaires pour maintenir à jour vos propres systèmes d’archivage (évolutions techniques, conformité réglementaire…).

L’archivage bien géré devient alors un véritable levier d’efficacité et d’économie : moins de temps perdu à chercher un document, des surfaces optimisées, des coûts de gestion réduits et une meilleure qualité de service pour vos clients.

L’archivage : un enjeu stratégique pour votre entreprise

Vos archives remplissent trois fonctions essentielles :

•  Un vecteur de communication (elles permettent de justifier et de retracer votre activité),
• Un moyen de preuve (face à un tiers, un tribunal ou une administration),
• Un outil de mémoire (conservation de l’histoire et des décisions de votre organisation).

Pour répondre à ces enjeux, il est essentiel de respecter des principes reconnus qui garantissent une gestion rigoureuse et sécurisée des documents tout au long de leur cycle de vie.

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Vous chercher à mieux gérer et conserver vos archives ? Contactez-nous par téléphone au +33663054207

Puis venez nous rendre visite chez PdeuxA, votre prestataire spécialisé à Tourcoing, à deux pas de Lille !